ECM pre poriadok vo firemných dokumentoch

LIEK ZVANÝ ECM
„Content“ alebo „obsah“ je názov, ktorý sa používa na označenie neštruktúrovaných dát. Obyčajne väčšia časť informácií v organizácii je vo forme neštruktúrovaných dát. Ide o rôzne textové dokumenty, tabuľky (MS Excel), obrázky, výkresy, video. Za štruktúrované dáta sa považujú dáta v databáze, ktoré sú presne zatriedené do databázových tabuliek, polí, kľúčov a podobne.
Enterprise Content Management (ECM) je označenie pre správu neštruktúrovaných dát. Ide o to, ako tieto dáta zachytiť, spravovať, uchovávať, chrániť a sprístupňovať. Nástroje a stratégie ECM umožňujú správu neštruktúrovaných dát všade, kde tieto dáta existujú.
ECM nástroje tiež umožňujú integrovať štruktúrované dáta (záznamy v databáze) a neštruktúrované dáta (dokumenty) do jedného prostredia a budovať nad týmto prostredím integrované pracovné procesy.

  ČLÁNOK K  PREVZATIU

Jedná sa o všeobecný nástroj, ktorý slúži na riadenie a spracovanie akéhokoľvek obsahu, ktorý spoločnosť vytvára a používa (štruktúrované a neštruktúrované dáta, dokumenty, výkresy, obrázky, reporty, e-maily). Slúži na implementovanie štandardizovanej a jednotnej štruktúry pre riadenie podnikového informačného obsahu. Zaisťuje použiteľnosť a dostupnosť informácií v spoločnosti. Podporuje životný cyklus dokumentov, stráži konzistenciu dát, znižuje prevádzkové náklady, zvyšuje bezpečnosť informácií, atď.
Systémy ECM môžu byť dodávané ako krabicové riešenia no môžu mať aj široké možnosti konfigurácie. Druhá možnosť zaručuje prispôsobenie systému na zákaznícke požiadavky bez nutnosti zložitého vývoja, ako aj možnosť pružnej reakcie na požadované zmeny po nasadení systému. Pre konkrétneho zákazníka je ale často potrebný aj vývoj nadstavby systému, ktorá bude riešiť tie špeciálne zákaznícke požiadavky, ktoré nie je možné riešiť konfiguráciou systému.
Pri implementácii ECM systému je dôležitá flexibilita architektúry, ktorá umožňuje optimalizovať nasadenie Content Management systému pre intenzívne používanie vo firemnej sieti, a súčasne umožňuje zdieľanie obsahu všetkými používateľmi.

VÝZVY
Každá spoločnosť, ktorá sa rozhodne pre využitie ECM, má na to špecifické dôvody. Niektoré sa dajú zovšeobecniť, iné sú naopak jedinečné a odrážajú pracovné procesy používané na dosahovanie cieľov konkrétnej spoločnosti.

DIGITALIZÁCIA SPOLOČNOSTI
Na digitalizáciu spoločnosti vplývajú rôzne faktory:

• Vyspelé štáty EU investujú značné prostriedky do programov digitalizácie kultúrneho a vedeckého obsahu. Jedná sa o celú škálu typov obsahu, akými sú múzejné artefakty, verejné záznamy, archeologické vykopávky, audiovizuálne archívy, mapy, historické dokumenty a rukopisy. Na projekty digitalizácie je možné získavať aj finančné dotácie od štátu.
• Slovensko sa k týmto snahám pripája rôznymi programami, ktoré slúžia na modernizáciu a informatizáciu verejnej správy. Napr. opatrenia OPIS (Operačný program Informatizácia spoločnosti) urýchlia sprístupňovanie a vytváranie digitálneho obsahu zo zdrojov pamäťových a fondových inštitúcií, teda knižníc, múzeí, galérií, archívov, atď. OPIS bude podporovať aj rozvoj sietí širokopásmového pripojenia, stimulovať dopyt po ňom a skvalitňovať konkurenčné prostredie na telekomunikačnom trhu.
• Ďalším dôvodom môže byť legislatíva. Podľa Zákona NR SR z roku 2002 o archívoch a registratúrach nie je možné dávať mimo archívu dokumenty na študijné a bádateľské účely, a tak sa vyskytujú komplikácie pri poskytovaní informácií.
• Kilometre dokumentov, ktoré sú v bádateľniach, avšak sú ťažko prístupné pre záujemcov o ich štúdium.

VYHĽADÁVANIE V DIGITÁLNOM OBSAHU
Až 90% činnosti v ECM systémoch tvorí vyhľadávanie, preto je potrebné venovať mu náležitú pozornosť. Urýchlenie tohto procesu znamená zefektívnenie celkovej práce, a teda šetrenie zdrojmi. Každá spoločnosť má vlastné pracovné procesy, ktoré sa odrážajú aj na spôsobe vyhľadávania - čo je pre jedného prínosom pre iného znamená pohromu.
Technicky náročné je aj hľadanie dokumentov vo vzájomne neprepojených archívoch jednotlivých úsekov a v manuálne vedenej registratúre.

CENTRALIZÁCIA DÁT
V každom podniku, kde sa racionálne narába s informáciami, je potrebné mať dáta na jednej „kope“. Táto potreba je o to naliehavejšia, o čo rozdrobenejšia je organizácia. Ak sú pobočky umiestnené v rôznych lokalitách, je prínos centralizácie a organizácie dokumentov neoceniteľný.
Centrálny prístup k dátam je potrebný aj v prípade, že samotné dáta sú distribuované na rôznych serveroch. Táto alternatíva je častá a v niektorých prípadoch aj nevyhnutná.

VKLADANIE OBROVSKÉHO MNOŽSTVA DÁT
V JEDNOM PRACOVNOM PROCESE
Pri spracovávaní technickej dokumentácie, ktorá už je v digitálnej podobe, je potrebné automatizovať niektoré činnosti a odbremeniť tak používateľa. Cieľom je podporiť v maximálnej možnej miere pracovné procesy, ktoré s touto činnosťou súvisia.

PRÍNOS ECM
NAJČASTEJŠIE PROBLÉMY SPRÁVY NEŠTRUKTUROVANÝCH DÁT

• Nestabilita systému.
• Manuálne publikovanie informácií na internet (duplikovanie informácie).
• Starý systém neeviduje dokumenty samotné, iba ich metaúdaje.
• Nie je možné fulltextové vyhľadávanie v texte správ.
• Systém nie je prepojený na iné informačné systémy (častá je požiadavka na prepojenie s geografickými systémami).
• Nejednoznačnosť pri evidencii niektorých metaúdajov.
• Nevyhovujúca štruktúra, v ktorej sa uchováva obsah.
• Prenášanie väčšieho množstva informácií.
• Čiastočná evidencia dokumentov a ich roztrúsenosť po kanceláriách.
• Súvisiace dokumenty sú evidované oddelene.
• Duplicitná evidencia dokumentov na diskoch serverov a pracovných staniciach jednotlivých pracovníkov a obtiažnosť určenia aktuálnej verzie.
• Integrácia nových i existujúcich podsystémov.
• Nemožnosť vyhľadávať dokumenty podľa popisných metadát, pretože nie sú stanovené pravidlá pre prístup k dokumentom.

ČO OČAKÁVAŤ OD ECM
Kvalitný systém splní očakávania a ponúkne aj čosi navyše. Čo by mal teda používateľ očakávať od systému ECM?
V prvom rade zavedenie poriadku do dokumentov. S tým by sa však uspokojiť nemal. Mal by klásť na systém ďalšie nároky s cieľom úplne pokryť komplexné potreby užívateľov.

• Potreba evidovať dokumentáciu v štruktúre, ktorá je prehľadná a všetkým zrozumiteľná.
• Potreba bezpečnosti pri zlyhaniach systému a potreba ochrany proti zneužitiu dokumentov.
• Splnenie legislatívnych požiadaviek na archivovanie.
• Dostupnosť know-how napriek nehodám, a to aj pre geograficky rozdrobené informácie.
• Potreba jednotného systému pre spravovanie všetkých firemných dokumentov.
• Schopnosť spracovať všetky bežné kancelárske formáty súborov.
• Riadenie prístupu k dokumentom s ohľadom na role a organizačnú štruktúru.
• Sledovanie pracovných procesov.

VYHĽADÁVANIE
V odbornej literatúre, ktorá sa zaoberá ECM systémami sa uvádza, že ECM rieši ukladanie a prístup k neštruktúrovanému obsahu. Pri výbere konkrétneho systému je ale potrebné zamerať pozornosť na túto časť funkcionality systému, pretože ťažiskom pracovných procesov používateľa je práve vyhľadávanie. ECM by mal byť riešený ako systém rozličných pohľadov na ten istý obsah.

• Možnosť jednoduchého vyhľadávania.
• Možnosť zadávať zložité dotazy.
• Možnosť prezerať dokumenty v hierarchickej štruktúre.
• Možnosť preddefinovať si často hľadané zoznamy.
• Možnosť pracovať s vybranou časťou digitálneho archívu v prípade, že nie je potrebná celá štruktúra.
• Možnosť pracovať s vybranými položkami.

PRÁVA K OBSAHU
Často podceňovanou kapitolou tvorby kvalitného systému je zadefinovanie prístupových práv. Včasné zamyslenie sa nad týmto problémom je pre fungovanie systému nevyhnutné. Dôležité je zodpovedať si nasledovné okruhy otázok:

• Kto bude pristupovať k obsahu?
• Budú sa práva prideľovať na používateľa alebo na rolu?
• Budú práva závislé od organizačnej jednotky, alebo od zaradenia v organizačnej jednotke?
• Bude mať používateľ prístup k celej podštruktúre, teda práva budú prideľované hierarchicky, alebo bude prístup riešený na konkrétnu položku?
• Ako sa budú tieto práva napĺňať? Táto otázka sa dostáva do popredia v prípade, ak používateľ či pracovná pozícia má prístup ku konkrétnej položke. Vtedy je s každou novou položkou potrebné riešiť aj pridelenie prístupu.
• Ako budú realizované zmeny prístupu?
• Budú zapracované procesy prideľovania práv k dokumentom?
• Kto môže vidieť metaúdaje a kto samotný obsah?

INÉ BENEFITY

• Obsah uskladnený v definovanej štruktúre, ktorá je používateľovi jednoducho prístupná.
• Jednotná evidencia dostupná prostredníctvom intranetu aj internetu. Obsahuje metadáta, skenované súbory, fulltextový index.
• Indexovanie obsahu a fulltextové vyhľadávanie.
• Sledovanie histórie a verziovanie položiek obsahu.
• Možnosť evidovať väzby medzi položkami, ktoré vytvárajú hierarchickú štruktúru položiek.
• Každá položka popísaná pomocou atribútov. Evidencia položiek rôznych typov. Každý typ popísaný pomocou inej sady atribútov, každá položka s evidovanou históriou.
• Konsolidácia a zjednodušenie práce s dokumentmi.
• Dostupnosť dokumentov naprieč jednotlivými úsekmi.
• Efektívne vyhľadávanie a skrátenie priemerného času potrebného na vyhľadanie dokumentu.
• Autorizovaný prístup.
• Možnosť prístupu k dokumentácii aj v off-line režime.
• Zefektívnenie prístupu k dokumentácii, možnosť jej zdieľania.
• Prehľadná organizácia dokumentov v celej spoločnosti odrážajúca štruktúru technickej dokumentácie.
• Zrýchlenie prístupu k informáciám.
• Zdieľanie informácií (Knowledge Management).
• Znovu využitie informácií.
• Centrálna správa dokumentov.
• Kategorizácia vkladaných položiek, ktorá umožňuje evidenciu špecifických metadát pre každú kategóriu položky.
• Riadenie prístupu k dokumentom (možnosť využívať autorizačné servery).
• Zníženie rizika straty a zneužitia dokumentu.
• Podpora hromadného vkladania obsahu.

ROZVOJ
Systém by mal byť neustále dopĺňaný o nové funkcionality a upravovaný podľa aktuálnych potrieb zákazníka. Dobre vybudovaný a nastavený systém reflektuje aktuálne zmeny v legislatíve a vývoj na trhu informačných technológií.
Do budúcnosti by sa malo počítať aj s integráciou s inými systémami, najčastejšie geografickými. Napr. zmluva na prenájom pôdy v ECM je prepojená s geografickým systémom, ktorý zobrazí predmetnú parcelu na mape. Prípadne naopak, k parcele sa viažu viaceré dokumenty či iný neštruktúrovaný obsah, ktorý je pri vhodnom prepojení s ECM možné jednoducho vyhľadať. Za zmienku určite stojí prepojenie s ekonomickými systémami, alebo systémom na správu registratúry.

Budúcnosť patrí integrovaným systémom, a preto by sa už pri implementácii riešenia malo umožniť ukladanie a spracovanie informácií s možnosťou ďalšieho prepojenia do integrovaného informačného systému.
Organizácie, ktoré uchovávajú archívne materiály, by mali byť pripravené ich digitalizovať. Digitalizácia je momentálne v centre pozornosti a v štátnom rozpočte sú na ňu vyčlenené prostriedky. V tomto prípade je potrebné počítať s prepojením ECM a skenovacej linky, ako aj s podporou pracovných procesov súvisiacich so skenovaním.

Spoločnosti, ktoré majú rešpekt k hodnotám, uloženým v dokumentoch, nad nasadením ECM systémov už rozmýšľajú – rýchly prístup k všetkým zložkám know-how sa v tomto prípade rýchlo vyplatí.

Mgr. Želmíra Vargočková
Autorka pracuje vo vývojovom tíme yPapers firmy YMS Group

Článok je publikovaný s láskavým súhlasom redakcie INFOWARE.