S ECM na záplavu dokumentov

V posledných rokoch sa objem spracovávaných informácií rapídne zvyšuje. Informácie sú stále komplexnejšie a dynamickejšie (stačí spomenúť nárast emailovej komunikácie). Tento trend bude naďalej pokračovať.

Škála spracovávaného obsahu je široká – od zoskenovanej papierovej dokumentácie, cez textové súbory, obrázky, emailové správy, video a audio sekvencie, prezentácie až po webové stránky. Takáto široká škála dát a informácií v spojení s veľkým objemom si vynucuje zásadné zmeny v prístupe k ich spracovaniu a poskytovaniu. Jednou z možností je použitie systému na správu podnikového obsahu ECM.
Všetky podnikové informácie a dáta ukladané v súboroch bez ohľadu na ich formát sú označované názvom podnikový obsah (enterprise content).

  ČLÁNOK NA PREVZATIE (CZ)

ECM (Enterprise Content Management) je založený na koncepcii celopodnikovej centralizovanej správy obsahu počas celého jeho životného cyklu. Udržuje všetky informácie na jednom mieste, poskytuje k nim jednoduchý a rýchly prístup nezávislý na pôvodnom formáte, zaručuje ich aktuálnosť, bezpečnosť a integritu. Poskytuje nástroje a procesy na ich spracovanie, zdieľanie, vyhľadávanie, distribúciu a zobrazovanie.

Dôvody k implementácii ECM
SVP sa organizačne člení na podnikové riaditeľstvo, odštepné závody a územné závody. Jednotlivé organizačné jednotky sa nachádzajú na území celej SR. Navzájom sú prepojené komunikačnými linkami.
Práca s informáciami tvorí jednu z najdôležitejších činností v rámci SVP. Pri implementácii Technického informačného systému si manažment SVP uvedomil, že vyhľadávanie a spracovanie informácií zaberá zamestnancom príliš veľa času. Toky informácií boli zdĺhavé a nepružné, o efektívnom vyhľadávaní a zdieľaní dokumentov už ani nemohla byť reč. Uchovávať veľké objemy dát v rôznych formátoch klasickým spôsobom v adresárovej štruktúre na zdieľaných serveroch, zaviesť systém správy dát a udržať v nich poriadok bolo veľmi obtiažne. V tak veľkej a rozsiahlej organizácii, ako je SVP, priam nemožné.
Navyše v dokumentoch je uložené know-how organizácie. Strata niektorého z dôležitých dokumentov môže spôsobiť vážne problémy prevádzke alebo manažmentu zvlášť v krízových situáciách, medzi ktoré už bohužiaľ viac-menej pravidelne patria povodne. Preto je zabezpečenie dát a rýchly prístup k nim aj za havarijných podmienok veľmi dôležité.
SVP musí spracovávať dokumenty v súlade s platnou legislatívou, čo má za následok zvýšené nároky na dlhodobé spravovanie a archiváciu dát.
Logickým vyústením riešenia vyššie spomenutých faktov bolo rozhodnutie manažmentu SVP o implementácii systému ECM.

Podnikový obsah
ECM pracuje s tzv. neštruktúrovaným podnikovým obsahom. Neštruktúrovaný obsah je zložený z rôznych typov dát a informácií v elektronickej forme. Nie je vytváraný v preddefinovaných štruktúrach ako napríklad databázy a pod. Spracováva sa obtiažne z rôznych dôvodov (rôzne formáty, verzie, ...).
Naproti tomu štruktúrovaný obsah je uložený v úložisku dát, napríklad v databázach, ERP, CRM systémoch a pod. Štruktúrovaný obsah sa spracováva relatívne jednoducho, nie je tu problém s vyhľadávaním, spravovaním prístupových práv a pod.
V praxi je pomer výskytu medzi štruktúrovaným a neštruktúrovaným podnikovým obsahom odhadovaný na 1:10.

Podnikový obsah pod taktovkou ECM
Zavedenie ECM do organizácie možno prirovnať k príchodu dirigenta medzi muzikantov. Príchodom dirigenta sa zo skupiny muzikantov stáva orchester, ktorý hrá správnu melódiu najmä v týchto oblastiach:

• jednotná správa prístupu k dokumentom, audit prístupu
• verziovanie
• zobrazenie bez použitia originálneho software
• grafické poznámky tzv. redlining, uložené oddelene od originálu dokumentu
• komplexné pracovné procesy
• využitie pomalších lacnejších médií na uloženie staršieho, zriedkavo využívaného obsahu
• jednotný prístup ku geograficky vzdialeným dokumentom.

Pod komplexnými pracovnými procesmi si treba predstaviť:

• možnosť opustiť rozsiahle papierovanie a nahradiť ho prácou s elektronicky evidovanými dokumentmi
• integrovaná správa došlej a odoslanej pošty
• integrovaná správa registratúry.

Pár krokov k implementácii ECM
Implementácia ECM sa dotýka veľkej časti zamestnancov a veľkej časti procesov v organizácii. Preto musí byť pre ECM navrhnuté koncepčné riešenie s výhľadom na niekoľko rokov dopredu. Implementácii musí predchádzať dôkladná analýza aktuálneho stavu spracovania dát a analýza firemných procesov.
Ak má byť systém ECM užívateľmi prijatý a rešpektovaný, musia byť do jeho implementácie zainteresovaní už v štádiu príprav a vziať na seba svoj diel zodpovednosti za definovanie požiadaviek na systém, štruktúry, zdroje dát atď. Predložiť užívateľom hotový systém a nariadiť im jeho používanie by sa s veľkou pravdepodobnosťou skončilo neúspechom.
Postup nasadenia ECM by mal byť postupný. V prvom rade musia užívatelia absolvovať príslušné školenia pre používanie ECM. V úvodnej fáze implementácie by mal prebehnúť proces migrácie existujúcich dát do nových štruktúr a potom by mali byť postupne nasadzované jednotlivé oblasti, napríklad dokumenty týkajúce sa interných predpisov, potom dokumenty pre riadenie kvality, projektová dokumentácia atď. Systém treba najprv zabehnúť v praxi a prispôsobiť požiadavkám používateľov.
Pri implementácii ECM v SVP bolo nutné zvážiť a navrhnúť geografické členenie systému (SVP pôsobí v rámci celej SR) tak, aby boli dáta koncentrované čo najbližšie k tým užívateľom, ktorí ich budú najviac využívať a aby bolo čo najviac eliminované riziko nedostupnosti dát v prípade havarijných situácií (výpadky komunikačných sietí v prípade prírodnej katastrofy a pod.). Nakoniec bola pre EMS vybratá konfigurácia s jedným centrálnym serverom a viacerými lokálnymi úložiskami dokumentov na odštepných závodoch riadených lokálnymi servermi.
Ďalšou náročnou úlohou bola integrácia ECM s už existujúcim Technickým informačným systémom, ktorá bola zrealizovaná na základe integrácie spoločných databázových tabuliek, previazanosti objektov a jednotným prihlasovaním (single-sign-on) do systému.

Životný cyklus podnikového obsahu
Na obrázku je uvedený príklad životného cyklu podnikového obsahu. Užívateľ vloží do systému ECM nový dokument a zadá popisné atribúty. Papierový dokument sa naskenuje.
Dokument vstúpi do pracovného procesu na konci ktorého, je vybavenie dokumentu. Papierový dokument môže vstúpiť do pracovného procesu spolu s elektronickou podobou dokumentu alebo sa môže archivovať v príručnej registratúre, resp. v registratúrnom stredisku organizácie. Ak do procesu vstupuje dokument iba elektronickej forme, bude na stoloch v organizácii oveľa menej papierov.

Systém signalizuje blížiaci sa termín vybavenia osobe, ktorá je za vybavenie zodpovedná. Ak sa prekročí lehota na vybavenie dokumentu, systém signalizuje túto skutočnosť určeným zodpovedným osobám. Jedným z bodov pracovného procesu je vytvorenie väzieb dokumentu.
Na vyhľadávanie je možné použiť atribúty dokumentu, väzby na iné dokumenty alebo zložky a fulltextové vyhľadávanie. Uložený dokument sa na požiadanie zobrazí autorizovanému používateľovi. Ak sa jedná o „živý“ dokument, autorizovaný používateľ môže vykonať zmenu obsahu dokumentu alebo zmenu jeho popisných atribútov.
Uložený dokument, ktorý je starší a nie je často používaný sa môže presunúť na pomalšie a lacnejšie médium. Toto sa deje podľa pravidiel definovaných v politike uchovávania dokumentov.
Po uplynutí lehoty uloženia dokumentu systém iniciuje a podporuje proces komunikácie so štátnym archívom. Dokument sa na záver skartuje alebo archivuje v štátnom archíve.

Vybavenie požiadavky na dokument
Klientska aplikácia vyšle požiadavku na poskytnutie dokumentu. Aplikačný server vyšle požiadavku na centrálny knižničný server, zautorizuje užívateľa, zistí kde je dokument uložený, kedy bol naposledy modifikovaný a získa tzv. bezpečnostný token.

Aplikačný server sa obráti na počítač správcu úložiska dokumentov, na ktorom je dokument uložený. Použije získaný bezpečnostný token a získa poslednú verziu dokumentu. V prípade, že sa jedná o dokument zo vzdialeného úložiska, je možné využiť lokálny odkladací cache priestor. Aplikačný server vráti dokument klientskej stanici. Konkrétny spôsob komunikácie závisí na formáte požadovaného dokumentu a zvolenej technológii sprístupnenia a prehliadania dokumentov.

Pomoc v pravej chvíli - riešenie krízových situácií
V prípade vzniku krízových situácií, napríklad pri záplavách, je potrebné počítať s tým, že pripojenie na centrálny ECM server môže byť prerušené. V prípade, že sú dáta uložené nie len na centrálnom serveri ale aj na lokálnych serveroch, bližšie k užívateľom, ktorí s nimi najčastejšie pracujú, potom nemusí byť všetko stratené. Vhodná voľba sieťových a aplikačných komponentov umožňuje prístup k dokumentom aj bez pripojenia k centrálnemu serveru. V havarijnom režime sú však všetky dokumenty prístupné len na čítanie.

Prínosy
Prínosy nasadenia systému ECM je obtiažne priamo vyčísliť. Na to aby sme ich vyčíslili museli by sme určiť dopad nasadenia ECM na jednotlivé pracovné procesy. Uvádzame niekoľko príkladov, pri ktorých sa nasadenie ECM prejaví najmarkantnejšie:

• rýchly a jednoduchý prístup k relevantným dokumentom – zefektívnenie práce, zvýšenie operatívnosti, zlepšenie komunikácie
• zníženie rizika zneužitia a straty dát – bezpečné uloženie dát a autorizovaný prístup
• zníženie času na prípravu výroby či poskytnutie služby
• dostupnosť dát v krízových situáciách
• efektívnejšia správa HW a SW.

Prínos nasadenia ECM môže byť badateľný až po dlhšom čase.

Záver
ECM systémy budú už v blízkej budúcnosti patriť k základom podnikovej infraštruktúry a stanú sa súčasťou podnikových IS. Nasvedčujú tomu napríklad náznaky firmy Microsoft – nový operačný systém Windows Longhorn by mal používať dokumentovo orientovaný súborový systém založený na novej technológii databázy MS SQL Server. Všetky súbory budú ukladané do databázy, bude možné pracovať s multimediálnym obsahom a vyhľadávať informácie.
Dôležité je to, že s implementáciou ECM treba začať čím skôr, nečakať kým nás k tomu donúti nejaká nečakaná súhra nešťastných náhod.

Rudolf Kantorek, Peter Klein
YMS, a.s., Trnava