Variabilita ECM u klientů vyhrála

Nestrukturované informace jsou noční můrou kohokoliv, kdo chce mít firemní informace pod kontrolou. Podle údajů sdružení AIM (mezinárodní autorita pro Enterprise Content Management) je až do 80 % všech dokumentů a informací v běžné společnosti nestrukturovaných. A přitom jde o běžné kancelářské dokumenty jako texty, tabulky či prezentace, emaily, multimédia - videa nebo obrázky, atd.

Odpovědí IBM na potřebu zpracovávání takto nestrukturovaných informací je IBM Content Manager, který naše společnost YMS Group velmi úspěšně nasadila u několika klientů. Jde o tak velké klienty, jako je například Slovenský plynárenský průmysl, Vojenské lesy a majetky SR nebo Slovenský vodohospodářský podnik. Všichni tito zákazníci jsou specifičtí svými požadavky, které IBM Content Manager dokázal svou variabilitou naplnit.

Na základě IBM (DB2) Content Manager a aplikačního serveru IBM WebSphere vytvořila YMS Group vlastní systém yPapers, který je nástrojem řízení životního cyklu informací, jejich sdílení a plnou integraci – a to včetně specifických klientských požadavků.

Státní geologický ústav Dionýza Štúra v SR zavedením digitalizace a správy svých dokumentů usnadnil jak jejich interní vyhledávání, jako i publikaci směrem k odborné veřejnosti. Místo toho, aby zájemci o dokumenty museli chodit do studovny, které jsou na Slovensku jen dvě, tak se jim stačí jenom oficiálně zaregistrovat jak uživatel a všechny dokumenty určené veřejnosti si můžou prohlížet v pohodlí domova. Jde o dokumenty v Archivu Geofondu, ve kterém je shromážděno téměř 90.000 geologických zpráv, přičemž nejstarší pochází z roku 1887. Doposud byly dostupné jenom v tištěné podobě ve studovně v sídle úřadu, ale moderní technologie od IBM je zpřístupnila bez potřeby cestování. Pracné „fulltext“ vyhledávání klíčových slov je zkráceno na zlomek sekundy díky OCR skenování – na webstránce www.sguds.sk se můžete přesvědčit sami.

Státní podnik Vojenské lesy a majetky měl kromě starostí s množstvím nestrukturovaných dat ještě i jinou starost: dodržování administrativních postupů při správě registratury. K standardnímu řešení yPapers, postaveném na zmiňovaném IBM Content Manager, vyvinula YMS Group nadstavbové řešení yReg (dostupné jenom v SR) pro správu registratury. Ta je určená pro orgány státní správy a samosprávy nebo jiné subjekty, které mají legislativní povinnosti vést správu registratury. Řešení navržené YMS Group umožňuje automatizované evidování, manipulaci a ukládání registraturních záznamů – co výrazně ulehčuje plnění legislativních povinností. Spolu tvoří systém, ve kterém se použivatelé dostanou rychleji k hledaným dokumentům. I tu prokázal IBM Content Manager výbornou schopnost integrace a variabilitu při práci s informacemi, kterou ocenilo i slovenské Ministerstvo vnitra udělením certifikátu, ve kterém oceňuje způsob jednoznačné identifikace dokumentů i způsob záznamu jejich oběhu.

Správa slovenských jeskyň si při zavádění digitálního archivu přála integraci do GIS (geoprostorový informační systém). Jelikož je YMS Group specialistou na ITIS – Integrované technické informační systémy, i v této organizaci zavedla portálový přístup ke všem firemním informacím, a do něj zaintegrovala i digitální archiv na bázi IBM Content Manager. Vzájemným propojením je teď možné lokalizovat (georeferencovat) nebo jednoduše „propojit“ dokument s mapou nebo místem, ke kterému se váže. Vznikla tak nová přidaná hodnota, která zároveň se vzájemným propojením doposud samostatných archivů a konsolidací všech roztroušených informacích dali základ solidnímu, stabilnímu a velmi užitečnému systému pro správu informací.

Jde jenom o stručný výčet zajímavých implementací IBM Content Manager jako základu řešení yPapers, které potvrzují schopnost variability při nejrůznějších požadavcích klientů.
Z krátkého výčtu je zřejmé, že řešení yPapers pro řízení, zpracování, ukládání a využívání všech podnikových informací prostřednictvím centrálního úložiště a klientských aplikací je skutečně vyhledávaným produktem v portfoliu YMS Group. Umožňuje našim klientům bezpečně, přehledně a efektivně distribuovat a zpřístupňovat komplexní informace, řídit jejich životní cyklus, sledovat pracovní toky a jiné souvislosti důležité pro manažerské rozhodování – a to je v současné době informačního přesycení již nevyhnutné.

Tomáš Jaroš