Výrazná premena Archívu Geofondu

Geofond Štátneho geologického ústavu Dionýza Štúra (ŠGÚDŠ) predstavuje moderné archívne pracovisko pre oblasť geológie. Samotný ŠGÚDŠ je zameraný na riešenie úloh geologického výskumu a prieskumu, tvorbu a využívanie informačného systému v geológii, registráciu, zhromažďovanie, evidenciu, sprístupňovanie a uchovávanie výsledkov geologických prác vykonávaných na území Slovenskej republiky.

Archívne zbierky Geofondu predstavujú unikátny fond výsledkov geologických prác z územia Slovenskej republiky, ktoré sa tu sústreďujú už od začiatku 50-tych rokov minulého storočia (najstaršia bola vydaná v roku 1873). Každý rok do archívu pribúda 600-700 nových správ, čo za roky fungovania archívu vytvorilo vedomostnú bázu viac ako 87.000 záverečných správ. To predstavuje približne:

• 1 400 bežných metrov textu, textových a mapových príloh väčšinou vo formáte A4 – A3, čo je cca 7.000.000 strán
• 14 bežných metrov mapových príloh rôznej veľkosti až do A0, čo je cca 24.000 listov.

Takéto množstvo správ však kladie nesmierne nároky na logiku uskladnenia a vyhľadávania informácií, rešeršných činností a publikácie správ žiadateľom. Na štúdium je k dispozícii voľne prístupná študovňa, ktorá umožňuje bádateľom prístup k archívnym dokumentom a archívnym pomôckam na štúdium, zabezpečuje vyhotovovanie odpisov, výpisov a kópií, poskytuje informačno-rešeršné služby. Vyhľadávanie správ sa realizuje pomocou katalogizačných lístkov. Na internete sa nachádzajú bibliografické údaje o záverečných správach.

Doterajší systém
V súčasnom evidenčnom systéme sa evidujú iba metaúdaje a nie správy samotné. Dáta sú ukladané v proprietárnom formáte a preto nie sú prístupné iným aplikáciám. Systém nie je integrovaný s ostatnými systémami ŠGÚDŠ.
Pred publikovaním metadát o správach na internete je potrebné ich exportovať a importovať do oddelenej databázy. Pri prístupe k databáze cez internet používateľ vidí vo výstupe iba niektoré vybrané metadáta – bibliografické údaje, nie je možné zobraziť alebo prehľadať texty správ ani zoznamy príloh, nevidí najaktuálnejšie správy (databáza je iba niekoľkokrát za mesiac aktualizovaná), nemôže si sám vyhotoviť rešeršný výstup.
Medzi závažné nedostatky súčasného systému patrí jeho nestabilita (s následným samovoľným nežiaducim zásahom do záznamov), nejednoznačnosť pri evidencii niektorých metaúdajov (Belianske Tatry kontra Belanské Tatry a pod.), komplikovaný spôsob jednoduchých tlačových výstupov (rešerše, katalogizačné lístky).

Náročnosť práce so súčasným systémom
Súčasné riešenie prináša časovú náročnosť vyhľadávania. Pri vyhľadávaní sa používajú katalogizačné lístky, ktoré sa nachádzajú v bádateľni v Bratislave a v Spišskej Novej Vsi. Alternatívne je možné použiť vyhľadávanie v metadátach, ktoré sú dostupné cez internet. Za samotnými správami je nutné vycestovať do Bratislavy alebo do Spiškej Novej Vsi, kde sa nachádzajú duplikáty iba niektorých správ. Vyhľadávanie konkrétneho textu prebieha manuálne v bádateľni. Nájdené informácie je možné kopírovať v priestoroch bádateľne.
Pri vyhľadávaní správ súvisiacich s územím, ktoré je identifikované v geografickom informačnom systéme je potrebné najprv zistiť zoznam dotknutých mapových listov a potom vyhľadať správy podľa mapových listov pomocou katalogizačných lístkov resp. cez internet.

Ciele projektu
V roku 2005 bol schválený Ministrom životného prostredia SR projekt geologickej úlohy Geologický informačný systém GeoIS. Jedným z cieľov projektu je vytvorenie digitálneho archívu ŠGÚDŠ. Za týmto účelom bol rozpracovaný systém, ktorý umožní:

• stabilnú a jednotnú evidenciu, ktorá bude dostupná prostredníctvom intranetu aj internetu - evidenciu správ - metadáta, skenované súbory, fulltextový index
• prepojenie na GIS a iné systémy ŠGÚDŠ
• efektívne vyhľadávanie pre:
• všetky dostupné metadáta
• fulltext
• zložitejšie vyhľadávacie podmienky.
  
  Ďalej išlo o:
• vytvorenie rešerše cez internet bez nutnosti komunikovať s pracovníkmi Geofondu
• sledovanie návštevnosti
• praktickú tlač katalogizačných lístkov
• konsolidáciu používaných číselníkov
• verziovanie správ, ak je potrebná oprava metadát alebo skenovaného súboru

Vzhľadom na prístup cez internet musí systém spĺňať vysoké nároky na bezpečnosť a riadenie prístupu k správam (detaily správ môžu vidieť iba zaregistrovaní používatelia). 

Realizácia projektu
V rámci spolupráce s firmou YMS, a. s. bola realizovaná analýza a návrh systému tak, aby spĺňal všetky vyššie uvedené požiadavky.
Softvérové vybavenie zahŕňa IBM Content Manager, relačnú databázu Oracle, Java aplikačný server Tomcat, webovú aplikáciu WebCM, ktorá sprístupňuje archív jeho používateľom.
Počas riešenia projektu prebehla konfigurácia systému, úprava aplikácie pre potreby ŠGÚDŠ, import dát zo starého systému. Počas importu boli vytvorené číselníky a prebehla ich konsolidácia. Bola realizovaná oprava dát v spolupráci s pracovníkmi ŠGÚDŠ a import metaúdajov cca 80 000 správ. Na záver boli vyškolení pracovníci ŠGÚDŠ a administrátor systému.

Perspektíva
Pre uloženie správ bol vybraný server, kde je možné uložiť veľký objem dát. Predpokladá sa, že časom budú digitalizované všetky správy. V budúcnosti bude možné týmto spôsobom sprístupniť aj ďalšie archívne fondy ŠGÚDŠ.
Použité technológie umožňujú rozšíriť použitie systému aj mimo archív. Systém slúži na evidenciu a prácu s dokumentami akéhokoľvek druhu. Dokumenty je možné evidovať ako registratúrne záznamy a viesť tak správu registratúry.
Ak majú s dokumentom pracovať postupne viacerí ľudia alebo systémy, je možné dokument zaradiť do pracovného procesu. Príkladom takéhoto procesu môže byť samotná digitalizácia správ, kedy je potrebné správy vybrať z archívu, skenovať, spracovať OCR, popísať pomocou metadát, vložiť do CM systému a vrátiť do archívu.

Autori:

• RNDr. Štefan Káčer, Štátny geologický ústav Dionýza Štúra
• Mgr. Peter Klein, YMS, a.s
• Ing. Miroslav Dohnál, YMS, a.s