Digitálny archív
Kedy rozmýšľať o elektronickom obehu firemných papierov?
- Chcem prehľadne pracovať s dokumentami na rôznych pracoviskách, počítačoch a archívoch.
- Chcem prehľadnú databázu, v ktorej môžem tvoriť, spájať a kategorizovať dokumenty a v ktorej sa ľahko orientuje.
- Chcem dokumenty ľahko hľadať podľa zadaných kritérií alebo obsahu.
- Chcem poznať obeh dokumentov v organizácii, teda od koho, komu a kam sa pohybujú (tzv. workflow) a sledovať ich životný cyklus.
- Chcem vždy pracovať na aktuálnych dokumentoch bez nutnosti rozosielať zmeny a aktualizácie.
- Chcem mať záznam o tom, ako sa spoločné dokumenty menili v čase, kto, kedy a ako ich upravoval.
- Chcem pracovať online a šetriť papier, ale chcem mať prístup k dokumentom aj offline.
- Chcem znížiť náklady na administratívu a komunikáciu medzi pobočkami a zmenšiť množstvo pošty a e-mailov.
- Chcem zjednodušiť prácu s dokumentami tak, že budem môcť niektoré úkony urobiť automaticky.